Les 3 clés d’une délégation réussie et ses 7 bienfaits.

« Le meilleur manager est celui qui sait obtenir les résultats qu’il souhaite par l’action des autres. »

Péter Drucker

Derrière le choix d’être indépendant ou entrepreneur, il y a très souvent le choix d’être libre, de n’avoir de compte à rendre à personne, si ce n’est ses clients, ses employés et soi-même. Mais très souvent, ce qui devait être une expérience joyeuse et légère devient très rapidement une machine monumentale à faire tourner et nous nous retrouvons à travailler au minimum 60h semaine, voire 80h ! (si, si, ils existent, j’en ai rencontré). Nous avons l’impression de devoir tout gérer nous-mêmes, et de ne plus avoir suffisamment de temps pour tout gérer. Nous nous retrouvons submergés par une charge de travail écrasante, stressés, et incapables de nous concentrer sur ce qui compte vraiment pour nous et notre activité. Noyés sous les tâches répétitives et moins stimulantes, difficile d’avoir assez d’énergie et de temps pour innover et être créatif. Selon une étude de l’Association américaine de santé mentale, le stress est l’un des plus grands problèmes de santé auxquels sont confrontés entrepreneurs et indépendants.

Le savais-tu ?

• Selon une étude de l’Harvard Business Review, 41% des entrepreneurs déclarent manquer de temps pour les activités stratégiques de leur entreprise et passer jusqu’à 20h par semaine à tes tâches chronophages.
• Selon une étude de Workamajig, les dirigeants d’entreprise passent en moyenne 16h par semaine à effectuer des tâches administratives.
• Selon une étude de dezevere.com, près de 60% des indépendants et entrepreneurs perdent jusqu’à 5h par semaine en effectuant des tâches qui pourraient être déléguées.
• Selon une étude réalisée par Work Management Report en 2020, les entrepreneurs consacrent en moyenne 40% de leur temps à des tâches administratives et de gestion personnelle.
• Selon une enquête menée en 2024 par le groupe de services RH Liantis auprès de 1 217 entrepreneurs :
  • 48,1% des entrepreneurs belges souffrent régulièrement ou constamment de stress,
  • 24,3% des entrepreneurs belges craignent d’avoir un burn-out,
  • 65% des entrepreneurs belges déclarent rencontrer des difficultés à concilier vie professionnelle et vie personnelle,
  • 71% estiment que leurs journées sont assez, voire très stressantes,
  • 58% montrent des signes de détresse psychologique.
• Selon le journal les Echos, la progression des burn-out et dépressions est supérieure chez les indépendants que dans le reste de la population (59% contre 35% sur les cinq dernières années).
• D’après des études menées par l’UCM et par l’Université du Québec en 2023, en Belgique :
  • environ 30% des indépendants délèguent une partie de leur travail ou collaborent avec d’autres personnes :
  • environ 40% préfèrent travailler seuls.
  • presque 21% des indépendants ont l’intention d’embaucher quelqu’un ou de sous-traiter du travail au cours des 12 prochains mois.
  • environ 34% travaillent avec un autre indépendant avec qui ils ont des contacts professionnels réguliers dans le but de partager le travail.
  • Près de trois femmes indépendantes sur cinq (57,3%) déclarent travailler toutes seules, contre un homme sur trois (34,3%).
  • Seulement une indépendante sur cinq déclare être aidée dans la gestion de son activité professionnelle par son conjoint.

Les bienfaits de la délégation

Je suis sûre que tu sais à quel point déléguer est la stratégie gagnante et le levier essentiel, pour reprendre le contrôle, gagner en performance et productivité, et assurer la croissance de tes activités.

Parmi ces 30% d’indépendants qui délèguent une partie de leur travail, tu retrouveras 100% des grands entrepreneurs d’aujourd’hui.

Quelles en sont les raisons ?

Ils ont tous gagné du temps

En déléguant certaines voire toutes les tâches administratives, ils ont pu se concentrer sur leurs points forts et les activités à haute valeur ajoutée qui feront croître leur activité. Ils ont pu mettre toute leur attention sur le cœur de leur activité, le développement commercial, la vision, et la stratégie de leur entreprise, ou encore la satisfaction client. Ils ont aussi pu prendre soin d’eux.

Ils ont tous augmenté leur productivité

En confiant certaines tâches à des collaborateurs ou prestataires, ils ont pu accomplir davantage de missions en un temps réduit et ainsi dynamiser leur productivité globale. Ils ont pu se concentrer sur ce qu’ils savaient faire de mieux, en laissant les tâches moins importantes entre les mains de professionnels compétents.

Ils ont tous augmenté la qualité de leur travail

Ils n’ont plus eu à se soucier des erreurs et omissions qui pouvaient se produire lorsqu’ils faisaient les choses eux-mêmes. Les tâches déléguées ont été exécutées avec qualité, plus rapidement et plus efficacement.

Ils ont tous réduit leur stress et leur anxiété

Ils ont réduit la charge mentale, se sont libérés des tâches anxiogènes, et se sont épargnés de nombreuses heures de travail, ce qui s’est traduit par une réduction de leur stress et une meilleure gestion de leur énergie. Ils ont pu se concentrer sur l’essentiel et se libérer l’esprit pour se consacrer à des activités plus épanouissantes et gratifiantes.

Ils ont tous développé des compétences en leadership

Ils ont appris à définir des objectifs clairs, à communiquer efficacement et à motiver leurs collaborateurs pour atteindre des résultats optimaux.

Ils ont tous optimisé leurs coûts

En externalisant, ils se sont épargné les charges sociales d’un salarié à temps plein, ils ont adapté leurs coûts en fonction de leurs besoins réels. Ils ont aussi évité les erreurs coûteuses qu’ils auraient commises par inexpérience. Et à nombre équivalent d’heures, le coût horaire de certaines tâches était tout simplement moins élevé.

Ils ont tous développé de nouvelles perspectives, et stimulé leur créativité et leur innovation

Ils ont bénéficié d’un regard neuf, d’une perspective nouvelle et fraîche sur leurs projets. Ils ont libéré leur esprit et leur concentration, ce qui a pu conduire à des idées et des solutions innovantes pour leur activité. Ils ont pu apprendre de nouvelles astuces et techniques pour améliorer leur activité et leur vie professionnelle.

Les freins les plus fréquents

Déléguer, en général, fait peur et certainement quand il s’agit de son petit bébé. Ce n’est pas une décision facile à prendre. Elle demande souvent du temps et de la réflexion, à moins d’y avoir déjà été confronté. Mais quels sont ces freins qui généralement nous empêchent de passer le pas et de retrouver notre liberté, notre souffle, notre sérénité mentale, notre créativité et par conséquent notre performance.

La peur de perdre le contrôle

La peur de perdre le contrôle est un frein courant lorsqu’il s’agit de déléguer. Les entrepreneurs et indépendants ont souvent l’impression que “personne ne peut faire aussi bien qu’eux”. Tu peux craindre que les choses ne se passent pas comme tu le souhaites, que la personne ne comprenne pas tes attentes, ou pire, qu’elle commette des erreurs. Cependant, la délégation ne signifie pas perdre le contrôle, mais plutôt le partager. En prenant le temps de bien définir les tâches à déléguer, en établissant des objectifs et processus clairs, en installant des processus de suivi avec des points de contrôle, en communiquant régulièrement avec ton assistante, tu peux garder la main sur tes projets et te rassurer. Il est aussi nécessaire d’accepter que le travail ne soit pas nécessairement exécuté de la même manière que si toi tu l’avais fait. Mais après tout, n’est-ce pas le résultat final le plus important ?

Le manque de confiance envers les autres ou la peur de l’incompétence

C’est l’une des principales raisons pour lesquelles les entrepreneurs et les indépendants ne délèguent pas. Cependant, comme disait Simon Sinek : “la confiance ne se donne pas, elle se gagne”. En travaillant avec des professionnels qualifiés et en leur donnant les outils dont ils ont besoin pour réussir, tu peux construire une relation de confiance. Il est important par contre de prendre ton temps pour établir des critères de sélection clairs, pour trouver les bonnes personnes, pour t’assurer que tes attentes soient bien comprises et pour favoriser la communication ouverte. Instaure un climat de confiance et de transparence et donne-leur aussi les moyens de réussir.

Le coût perçu

La délégation a un coût, certes, et la crainte de dépenser trop d’argent en déléguant est légitime mais son coût est souvent inférieur à celui d’une erreur ou d’une omission. Vois-le comme un investissement à long terme rentable plutôt qu’une dépense de plus car en déléguant, tu te libères du temps et tu peux enfin le consacrer à des tâches et activités génératrices de revenus.

Le sentiment de culpabilité

Il est fréquent de se sentir coupable de déléguer, comme si l’on abandonnait ses responsabilités ou d’avoir l’impression de ne pas assez en faire. Tu peux penser ne pas valoir ton salaire si tu délègues des tâches. Déléguer n’est pas un signe de faiblesse, mais plutôt de force et d’intelligence. Cela montre que tu sais prioriser, déléguer et collaborer, ce qui est essentiel à tout indépendant et entrepreneur performant.

Les clés d’une délégation réussie

J’ai déjà donné quelques pistes précédemment mais voici comment tu peux t’assurer une délégation efficace.

Identifier les bonnes tâches à déléguer

Toutes les tâches ne se valent pas et ne se délèguent pas de la même façon. Commence par identifier tes forces et tes faiblesses, puis identifie les tâches qui sont chronophages, répétitives, moins stimulantes, ou qui ne nécessitent pas ton expertise spécifique. C’est souvent ces tâches-là qui sont les meilleures candidates pour la délégation.

Identifier la bonne personne pour déléguer

Les compétences et l’expérience de ton assistante virtuelle sont cruciales. Choisis soigneusement la personne à qui tu vas déléguer, en fonction de ses compétences et de sa motivation. Assure-toi de bien vérifier ses références, ses compétences et son expertise dans son domaine. Tiens compte de sa personnalité et de ses valeurs, pour t’assurer une collaboration harmonieuse et efficace.

Établir des accords clairs et précis

Fixe des objectifs clairs et précis, et des délais réalistes, pour éviter des malentendus et des erreurs. Donne des instructions écrites, des modèles, des exemples et planifie des points de contrôle réguliers pour t’assurer que les résultats soient à la hauteur de tes attentes. Assure un suivi régulier pour garantir la qualité du travail rendu.

Conclusion

Déléguer peut sembler difficile, mais c’est en réalité un investissement qui en vaut la peine.

Imagine un instant… Tu récupères 2h par jour en déléguant des corvées comme la gestion des mails, la planification des réunions, la création et l’envoi de tes factures… Tu ne t’occupes plus des tâches chronophages et sans valeur ajoutée. Tu peux enfin consacrer ton énergie et ton expertise à des missions qui te passionnent et font grandir ton entreprise. Tu as l’esprit plus léger et moins encombré, tu peux consacrer plus de temps à la réflexion, à la créativité et à l’innovation, plutôt qu’à des activités banales et répétitives. La qualité de ton travail augmente et ton stress s’est réduit. Tu gagnes en visibilité sur l’essentiel. Tu organises des séances de brainstorming avec ta collaboratrice, tu participes à des formations ou des conférences. Tu te sens plus épanoui et performant

Tu te sens prêt(e) à déléguer pour performer ? Clique ici et prends rendez-vous avec moi pour en discuter lors d’un Appel Découverte ! Je t’aiderai dans l’exécution de tes tâches chronophages et répétitives, dans la mise en place de processus efficaces pour atteindre tes objectifs.